7. Los recursos documentales (impresos y digitales): dotación, tratamiento y organización

A la BE actual la podemos denominar biblioteca híbrida –según algunos autores– o biblioteca multimedia, ya que alberga documentos en todo tipo de soportes. No obstante, la importancia tanto en cantidad como en formatos que están adquiriendo los documentos digitales hace que cada vez tenga mayor peso la gestión documental de estos últimos.

Cuando nos refiramos a la tipología documental de la dotación de una biblioteca para un centro de Bachillerato hay que tener en cuenta que la práctica totalidad los podemos encontrar tanto impresos como digitales. En algunos casos, los segundos están desbancando a los primeros, dada la versatilidad, la facilidad de acceso, la rapidez y sencillez para su actualización y la funcionalidad para acceder a cualquier información complementaria, en cualquier formato (textual, auditivo, icónico), gracias al hipertexto.

Dotación bibliográfica
 

1. Obras de referencia: permiten la consulta rápida y la localización fácil de una información concreta (diccionarios, enciclopedias, guías, anuarios).
2. Obras de conocimientos o consulta: son aquellos que el alumno utiliza para estudiar o investigar acerca de cualquier tema o área relacionada con el currículo.
3. Obras de literatura (poesía, teatro, narrativa): habrá suficiente variedad en función de los niveles de aprendizaje, los intereses de los lectores, las distintas tendencias literarias y las lenguas que se impartan en el instituto.
4. Revistas: son fuentes apropiadas para la lectura recreativa y para la investigación o el estudio. Hay tener en cuenta los dos aspectos a la hora de seleccionar las suscripciones.
5. Diarios: tanto de carácter local o regional como nacional e internacional. Son una fuente primordial de información actualizada para cualquier materia y para dar respuesta a las necesidades informativas personales
6. Las revistas profesionales para el profesorado también se tendrán en cuenta. Ahora bien, no son un elemento fundamental de esta biblioteca, ya que estas publicaciones tienen su lugar en otros centros de documentación especializados.
7. Documentos audiovisuales: grabaciones sonoras y de vídeo, diapositivas, transparencias... Materiales necesarios en la práctica docente-discente, especialmente en algunas materias.
8. Otros recursos didácticos como láminas, mapas murales, globos terráqueos, planos, material manipulativo, juegos didácticos... (se excluyen algunos recursos muy específicos como material deportivo, de laboratorio, equipamiento del aula de tecnología o dibujo, etc.).
9. Los archivos de prensa (“dosieres”) son un recurso de gran valor para el estudio siempre y cuando exista un trabajo sistemático de selección, clasificación y archivo.
10. Otros archivos en los que se recoja todo tipo de materiales o de información: folletos turísticos, información institucional, propagandas diversas, fotografías...
11. Para terminar, y no por ello menos importante, se conservarán aquellos trabajos elaborados por alumnos y profesores que por su calidad o interés puedan ser consultados o utilizados en cualquier momento.

Si nos referimos a la cantidad, las recomendaciones internacionales hablan de una proporción de 12 volúmenes por alumno para la dotación inicial, con un crecimiento anual de 3 volúmenes por alumno. En cualquier caso, independientemente del tamaño del centro, se considera que una BE debe contar, al menos, con 2.400 obras (Carroll, 1990). Es necesario revisar estas indicaciones ante el incremento exponencial de nuevos soportes, formatos y medios de acceso a la información.

Pero tan importante como la cantidad es la calidad y el mantenimiento de un equilibrio entre los materiales de consulta y las obras de ficción. Dadas las funciones básicas que desempeña la BE, se dará prioridad a las obras de consulta y referencia, que han de suponer alrededor del 70% de la colección, quedando el 30% restante para la literatura. Este fondo tendrá la variedad suficiente para dar posibilidades de elección al usuario, disponer de enfoques diferentes de un mismo tema y poner en manos del lector documentos adecuados a sus intereses (Baró y Maña, 1996).

En el proceso de selección hay que contar con todos los sectores que participan tanto en la gestión como en el uso de la BE. Si hay que dar un buen servicio, hay que conocer cuáles son los intereses y necesidades de los usuarios. Y qué mejor que contar con ellos a la hora de hacer la selección de los recursos documentales. En esta tarea, la comisión de la BE, en la que participan todos los implicados en su funcionamiento, tiene mucho que decir.

Para llevar a cabo este proceso se utilizarán las fuentes bibliográficas precisas: catálogos de editoriales y librerías, guías bibliográficas, bases de datos (ISBN, Bibliografía Española), revistas especializadas (Educación y Biblioteca, CLIJ, Imaginaria, Comunidad Escolar, Mi Biblioteca...), y conviene contar, asimismo, con la colaboración de especialistas en determinados temas. Actualmente disponemos en la red de todo tipo de sitios web de gran utilidad, como el Centro Internacional del Libro Infantil y Juvenil, de la Fundación Germán Sánchez Ruipérez, el Centro de Estudios de Promoción de la Lectura y Literatura Infantil, de la Universidad de Castilla-La Mancha, Canal Lector  o Leer y Vivir, entre otros. ¹

Tratamiento documental

El proceso técnico de los documentos de la BE es un eslabón más a la hora de poner cualquier obra al servicio del usuario. Por tanto, se tendrán en cuenta algunos factores como:

• Los lectores a quienes van destinados.
• El uso de procedimientos, técnicas, instrumentos y estándares reconocidos internacionalmente.
• El empleo de aplicaciones informáticas de fácil manejo y adecuada accesibilidad.
• Que todo lo anterior esté en consonancia con todas las bibliotecas que forman parte de la red.

En el tratamiento documental tan importante es el análisis formal –o descripción física del documento– como el análisis de contenido, mediante el cual el bibliotecario extrae los contenidos de una obra y de forma sintetizada se los presenta al usuario. Esta segunda fase se realiza mediante los encabezamientos de materia o descriptores, la clasificación sistemática y el resumen de la obra. El resultado de todo ello son los registros bibliográficos, que conforman el catálogo de la biblioteca. Este proceso está altamente normalizado y es preciso usar recursos técnicos como las Reglas de Catalogación para el análisis formal, o la Clasificación Decimal Universal (CDU), las Listas de Encabezamientos de Materia o los Tesauros para el análisis de contenido.

Para llevar a cabo este proceso se recurre a un SIGB que, además del tratamiento documental, permite la gestión de usuarios, la gestión del préstamo y la búsqueda de documentos. Los programas más completos incluyen todas las labores de tipo administrativo: selección, compras, correspondencia, conexión con recursos en la red, etc.

La automatización, junto a la interconexión de sistemas, permite la cooperación bien con otros centros de la propia red, bien con entidades externas a la misma.

Organización

Una vez que los materiales están debidamente preparados para su circulación se ponen al alcance de los usuarios, de tal modo que sea fácil y cómoda su localización y uso. En general, se establecen dos secciones básicas: obras de literatura o ficción, con su correspondiente clasificación en narrativa, poesía y teatro, y obras de consulta y conocimiento, diferenciando las de referencia (enciclopedias, diccionarios, atlas,...) de las monografías o títulos centrados en un área del conocimiento determinada.

Para las primeras, se utilizan la organización alfabética de autor-título. En el caso de las obras de consulta, se realiza siguiendo la CDU. En un centro de Bachillerato, y más si oferta algún ciclo de formación profesional, resulta de máximo interés organizar esta sección por áreas temáticas que reúnen todos los documentos que, aún perteneciendo a distintas materias de la CDU, se relacionan con un tema determinado.

Por otra parte, y en función del formato de los soportes documentales, hay zonas o mobiliario (armarios, cajoneras, estanterías) destinados específicamente a cada uno de ellos: videocasetes, audiocasetes, cedés, cederrones, láminas, murales. Archivadores para diapositivas, fotografías, revistas, dossieres de prensa, folletos, etc. Los últimos números recibidos de revistas y diarios se colocan en expositores que permiten su rápida identificación, mientras que los números atrasados se guardan en archivadores, en la zona de depósito.

Respecto a la organización de los documentos digitales, de acceso en línea –que como decíamos más arriba adquieren cada vez mayor relevancia–, se organizarán y tratarán de tal modo que puedan ser accesibles también a través del catálogo de la biblioteca. Si no es posible porque la aplicación informática no tiene implementado el módulo necesario, el bibliotecario tendrá que crear un directorio, mediante una base de datos, debidamente organizado y que se pueda consultar tanto por título como por materia o autor (igual que en el catálogo).

Todos los recursos de este tipo pueden ser accesibles a través de la sede web donde están ubicados, para lo cual el sistema tiene que guardar las direcciones URL –que habrá que actualizar periódicamente–, o se podrán guardar copias en el ordenador de la biblioteca, desde el cual se proporcionará acceso a través de la Intranet del centro.

8. Los recursos humanos: el bibliotecario, la comisión de BE y otros. Colaboradores

Las directrices internacionales promulgadas por la IFLA tanto en 1990 como en 2002 dejan muy claro que el personal es uno de los pilares de la BE, junto a la colección y las instalaciones. La preparación, experiencia y actitudes de quienes trabajan en estas bibliotecas son determinantes para su éxito. El equipo de la BE, según estas directrices, estará formado por personal especialista en biblioteconomía, personal técnico, personal de oficina o administrativo y voluntariado (Carroll, 90: 10-14; IFLA, 2002: 11-13).

Las tareas que debe desempeñar este equipo se agrupan en tres categorías: las de gestión, las técnico-documentales y las educativas. Por otra parte, se resalta la importancia de la colaboración del bibliotecario con la comunidad educativa, particularmente con alumnos y profesores. Para ello se recomienda la existencia de una comisión o equipo de BE en la que participen los distintos sectores del centro.

Si nos referimos al bibliotecario en particular, se puede afirmar con Ramón Salaberría (1998) que el bibliotecario escolar ha pasado de guardián de las palabras a anfitrión de la información. Se ha convertido en el mediador por excelencia entre la información, la documentación y la biblioteca, por un lado, y los usuarios de la misma, por otro.

El bibliotecario es, además del administrador de recursos encargado de catalogar, clasificar, organizar los documentos y ponerlos a disposición de los usuarios, el impulsor, el dinamizador, el animador, la persona que con su actitud y su trabajo diario hace entender al profesorado y al alumnado que la biblioteca es el centro neurálgico de la actividad docente-discente.

Respecto a la formación inicial y a su capacitación profesional, entendemos que un bibliotecario responsable de la biblioteca de Bachillerato debe ser un licenciado en documentación con una formación amplia en didáctica y en aspectos pedagógicos, ya que buena parte de su labor va a estar en relación directa con los alumnos del centro escolar.

Por lo que se refiere al contenido de la formación inicial, la IFLA, en su documento nº 41, publicado en 1995, establece tres aspectos a tener en cuenta (Hannesdóttir, 1995):

1. Estudios de biblioteconomía que capaciten para la selección, tratamiento y puesta en servicio de la información y la documentación.
2. Estudios de gestión que preparen para la administración de los recursos humanos y materiales.
3. Estudios de pedagogía que enseñen cómo colaborar con el profesorado en las tareas docentes y con el alumnado en las tareas de aprendizaje.

Hay que añadir además una adecuada preparación para el uso de las TIC, formación de carácter transversal que complementa cada uno de los bloques anteriores. La importancia creciente de la documentación digital y los nuevos soportes –particularmente la información en red– obligan a potenciar una nueva dimensión en la formación del bibliotecario: su capacitación para la búsqueda, selección, tratamiento documental y puesta al servicio de los usuarios de la ingente cantidad de recursos que cada día se generan en Internet. Pero no sólo esto. El bibliotecario escolar necesita conocer también los procedimientos tanto para la creación de nuevos documentos como para la reconversión de los antiguos impresos a formato digital.

Junto al bibliotecario, otra serie de profesionales forman parte del equipo que atiende la BE. Personal que no tiene que ser específico de la biblioteca, sino que puede compartir sus tareas con otras áreas o secciones del instituto: personal técnico informático, personal de administración y personal de servicios. A ellos hay que unir la colaboración del alumnado que, además de ser el principal usuario de la biblioteca, puede llevar a cabo diversas tareas en la misma que pueden ser de gran interés para su formación general.

Este texto es una colaboración de José Antonio Camacho

Notas

1. Sus direcciones web son: www.fundaciongsr.es, www.uclm.es/cepli/, www.canallector.com, www.educared.net/mespana_recursos/home_12_71_esp_1__.html . Subir