Recepción de los fondos, registro y sellado

Una vez que se han seleccionado y adquirido los fondos, en el momento en que llegan a la biblioteca debe darse acuse de recibo en la biblioteca. Para ello se procederá a su inscripción en el registro y a su tratamiento técnico (sellado, etiquetado, clasificación, catalogación, etc.).

Registro

Inventario de los documentos que constituyen una colección. Tiene que ser manual, aunque conviene que exista un registro automatizado complementario. Se registra todo, incluso las publicaciones periódicas y la literatura gris (preferiblemente en un registro aparte). El registro es fundamental para el control y seguimiento de cada documento.

Tipos de registro

• Por unidad física o ejemplar: cada volumen tiene un número de registro.
• Por título: cada título –aunque haya varios volúmenes– el mismo número.

En la biblioteca escolar nos inclinamos por asignar el mismo número de registro a todos los volúmenes de un mismo título (por ejemplo, una enciclopedia en veinte volúmenes llevará un solo número para todos ellos).

Sin embargo, si tenemos varios ejemplares idénticos de un mismo título, asignaremos un número de registro diferente a cada ejemplar. El número de registro deberá figurar también en las fichas catalográficas.

En cuanto a las publicaciones periódicas, el número de registro identifica el título y no cada uno de sus fascículos o entregas; por tanto, cada revista o periódico tendrá un solo número por cabecera.

Elementos a consignar en el registro

• Número de orden
• Fecha de ingreso
• Autor
• Título
• Lugar/editorial/Año
• Volúmenes
• Tamaño
• ISBN
• Precio
• Procedencia
• Observaciones (indicaremos si el documento está deteriorado, perdido, expurgado...)

El número de registro es único, no se puede sustituir por otro. Va precedido por la letra “R”. Se pone al lado del sello y en la ficha de registro (asiento catalográfico).

Sellado

Toda biblioteca debe tener su propio sello. Su tamaño debe ser pequeño. El sellado es siempre en la portada y en alguna página impar. No debe dificultar la lectura o la contemplación de las ilustraciones.
La portada es la página en la que aparecen los datos de la cubierta y además el ilustrador, la editorial y el responsable de la traducción.
El programa informático de gestión de bibliotecas ABIES permite imprimir el libro de registro de forma automatizada.

Catalogación (1)

La catalogación es la descripción de un documento siguiendo un código normalizado de forma que permite identificarlo de manera exacta con el fin de recuperarlo con precisión y rapidez. Se forma con dos operaciones. El resultado de la catalogación es el asiento bibliográfico.
Asiento bibliográfico es la identificación de los datos de un documento recogiendo sus partes esenciales de acuerdo con una norma.

Normas de catalogación

Facilitan el intercambio de la catalogación y la interpretación de las descripciones eliminando barreras lingüísticas. Son las ISBD (Internacional Standard Bibliographical Description). Determinan los datos que permiten la identificación de los documentos, el orden y los signos de puntuación.
 

Dimensión normalizada de las fichas catalográficas:

• 125 mm. en la dirección de la escritura
• 75 mm. de altura
• 22 mm. ó 9 espacios de máquina de escribir como margen lateral

Tipos de catalogación

• Catalogación manual.
• Catalogación automatizada (sistema de gestión de bibliotecas).
• Catalogación centralizada o compartida. El proceso lo realiza una biblioteca que distribuye los asientos al resto de bibliotecas de la red.
• Catalogación cooperativa: Resultado de la aportación de los asientos catalográficos de distintas bibliotecas (catálogos colectivos).
• Catalogación retrospectiva: Conversión de los catálogos manuales en automatizados.

Datos de las fichas catalográficas

La descripción bibliográfica (2) se divide en áreas que a su vez se subdividen en elementos y en menciones. Señalaremos sólo los elementos y menciones más usuales.

• Área de título y mención de responsabilidad
  Título propiamente dicho.
  Subtítulo y/o información complementaria sobre el título.
• Área de edición: se indica la edición a la que pertenece el ejemplar catalogado, salvo cuando es la primera.
• Área de datos específicos de la clase de documento (no se utiliza salvo para la descripción de cierta clase de documentos, por ejemplo, para las publicaciones periódicas. No se utiliza, entre otros casos, para las monografías).
• Área de publicación y distribución
  Lugar de publicación y/o distribución.
  Nombre del editor y/o distribuidor.
  Lugar de publicación y/o distribución.
• Área de descripción física
  Extensión y designación específica del material.
  Mención de otras características físicas.
  Dimensiones.
• Área de notas: es el área menos formalizada y aquella donde el catalogador tiene más libertad para anotar aspectos relativos al contenido o al aspecto formal.
• Área de serie
  Título de la serie.
  Número de la serie.
  Número y/o título de la serie.
• Área de número normalizado
  Número normalizado.
  Título clave (sólo para publicaciones periódicas).

Esrte texto es una colaboración de Kepa Osoro

(1) Aconsejamos la consulta del libro de Pedro Valverde y otros recogido en la bibliografía. En especial sus páginas 121 a 152.
(2) VALVERDE, P. [et alt] (1997): La biblioteca, un centro-clave de documentación escolar. Organización, dinamización y recursos. Madrid, Narcea, p. 121.