Iremos explicando –de la mano de Rosario López de Prado (1) – cuáles son los criterios, fuentes y métodos que el bibliotecario deberá poner en marcha para llegar a dotar a su biblioteca de una colección eficaz, suficiente y equilibrada. arán y asumirán criterios y procedimientos extraescolares.

Técnicas de selección y adquisición

El bibliotecario es quien debe proceder a la selección por ser quien mejor conoce a los usuarios, a la biblioteca y los procedimientos a seguir, así como por su función de administrador de la biblioteca. Pero, como decíamos antes, deberá contar con el apoyo y asesoramiento de todos los miembros de la comunidad educativa y con el soporte de otras redes y sistemas bibliotecarios: bibliotecas públicas, bibliotecas universitarias, bibliotecas especializadas, bibliotecas privadas, etc.

La selección de los fondos no implica necesariamente su adquisición, ya que en la mayoría de las ocasiones existe la limitación presupuestaria. Pero nunca debe seleccionarse sólo lo que se va a comprar inmediatamente; ha de hacerse una previsión a corto, medio y largo plazo para no perder la perspectiva de lo que es prioritario, lo que es necesario y lo que hasta cierto punto puede considerarse accesorio.

Los sistemas de adquisición válidos para una biblioteca escolar son los siguientes:
 

1. Gratuitos

• Donación y legado. La primera es una cesión de los fondos de una persona física en vida de ésta, mientras que el legado se hace en cláusula testamentaria. Ambos sistemas tienen las mismas ventajas e inconvenientes. Con frecuencia proporcionan a la biblioteca la oportunidad de hacerse con colecciones homogéneas o fondos de difícil adquisición. Pero es también posible que la donación suponga una pesada carga, ya que suelen ir acompañadas de condiciones no siempre aceptables, entre las que suelen encontrarse el compromiso a mantener la colección intacta y unida, lo cual no suele ser posible en una escuela, bien por problemas de espacio, bien porque se considera que no todos los libros son de interés para los estudiantes (incluso algunos pueden estar obsoletos o deteriorados). También se consideran donaciones los lotes que aportan los planes institucionales. No se debe aceptar nunca una donación de materiales que no hubiéramos comprado.
   
• Depósito. Consiste en la concesión temporal a una biblioteca de los fondos de una persona relacionada con la escuela (por ejemplo, el familiar de algún alumno). A veces el depósito se convierte en definitivo, mientras que otras se mantiene en la biblioteca el tiempo que dura la estancia del alumno en el centro.
   

2. Semigratuitos

• Canje: con otras escuelas o instituciones bibliotecarias y culturales. Se puede canjear, por ejemplo, la literatura gris. El canje afecta a los fondos duplicados o múltiples y las publicaciones realizadas por la institución.
   

3. Onerosos

• Son los que desarrollan la adquisición de fondos mediante compra. Se puede hacer directamente al editor o al librero y cada una de ellas presenta sus ventajas e inconvenientes.
   

Procedimiento de las adquisiciones
 

1. Operaciones previas: comprobar si el documento está ya en la biblioteca o ha sido pedido.
2. Ficha de pedido. Cumplimentar una ficha en la que se indiquen todas las características del libro y el número de ejemplares que se desean, así como la forma de pedido. De este documento se harán varias copias.
3. Fichero de pedidos. Con una de las copias de la ficha de pedidos se elabora este fichero provisional que servirá para seguir el proceso de la adquisición.
4. Fichero de proveedores. Otra copia de la ficha de pedido se debe incluir en el fichero de proveedores, con lo cual puede establecerse el grado de fiabilidad de cada uno de ellos y llevar control de las respuestas recibidas.
5. Entrega y recepción de los recursos. Examen del estado individual y colectivo del pedido y elaboración de las posibles reclamaciones.
6. Facturación. Debe realizarse por duplicado, para que quede constancia en el servicio de biblioteca y en el de contabilidad de la escuela.
7. Registro, sellado y catalogación de los fondos recibidos. Si la gestión de la biblioteca está automatizada todo este proceso es muy sencillo.
8. Hoja de proceso, que se utilizará para la evaluación de resultados y la elaboración de estadísticas.

Además, existen formas especiales de selección, adquisición e incorporación a los fondos para las publicaciones en serie y periódicas, publicaciones oficiales, microformas, mapas, música impresa, estampas, literatura gris, materiales audiovisuales y materiales únicos o raros.

Este texto es una colaboración de Kepa Osoro

(1) Puede consultarse su artículo «Selección y adquisición de libros y materiales especializados. Criterios, fuentes y métodos. Planes cooperativos y centralizados», en la web http://www.oocities.org/zaguan2000/304.html